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Comment Choisir Un Copieur Numérique Pour Votre Entreprise

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Comment Choisir Un Copieur Numérique Pour Votre Entreprise
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Vidéo: Comment Choisir Un Copieur Numérique Pour Votre Entreprise

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La productivité et l'efficacité du bureau ont augmenté au fil des ans, à mesure que la technologie progressait. Au lieu d'avoir à la fois une imprimante et un copieur pour travailler, vous obtenez une combinaison solide des deux, avec l'ajout d'autres fonctionnalités.

Les imprimantes multifonctions (MFP) combinent imprimantes et copieurs couleur pour simplifier le lieu de travail. Outre l'impression et la copie, ces machines peuvent télécopier et numériser vers des emplacements tels que la messagerie électronique, les clés USB et les services en nuage. Les modèles les plus avancés peuvent être personnalisés avec des options de finition telles que l'agrafage, la perforation et le tri. Ces MFP sont conçus pour répondre aux besoins d'impression des entreprises tout en réduisant les coûts d'approvisionnement et en augmentant le flux de travail. Ils peuvent être achetés ou loués et une gamme d'accessoires est disponible pour la plupart des modèles.

Il peut être difficile de trouver le bon copieur pour votre entreprise. Pour réduire le stress, nous avons créé ce guide afin de décomposer les informations à connaître avant de choisir un MFP. Nous avons présenté une variété de MFP et les principales fonctionnalités à rechercher.

Pour voir nos meilleurs choix et critiques pour les copieurs de petite entreprise, visitez notre site soeur business.com.

Types de copieurs

La première chose à considérer est de savoir si vous souhaitez que votre machine imprime en monochrome uniquement ou puisse imprimer en couleur. Une autre chose à prendre en compte est la taille de votre espace de travail: vous aurez besoin de trouver un copieur qui convient parfaitement sans occuper trop d’espace de travail. Une fois que vous avez pris une décision, vous pouvez commencer à envisager la configuration souhaitée. Cela dépendra de vos préférences et de votre budget.

Note de la rédaction: Si vous recherchez des informations pour vous aider à choisir le copieur numérique qui vous convient, remplissez le questionnaire ci-dessous pour que nos partenaires fournisseurs vous communiquent gratuitement les informations des fournisseurs:

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MFP monochromes et couleur

Il existe une différence de coût entre une imprimante monochrome et une imprimante couleur. Les imprimantes monochromes coûtent généralement moins cher en raison des cartouches utilisées. Elles n'utilisent qu'une cartouche noire, alors que les imprimantes couleur nécessitent quatre cartouches distinctes: noire, cyan, jaune et magenta. Les coûts d'approvisionnement seront moins élevés si vous ne devez acheter qu'une cartouche à la fois plutôt que quatre. Pensez également à l'impact sur votre marque et vos clients, bien que - les images colorées ont tendance à attirer l'attention plus rapidement que les images monochromes.

Home vs. PME

Les copieurs conçus pour les bureaux à domicile sont généralement de la taille d'un bureau pour économiser de l'espace. Des designs comme ceux-ci coûtent aussi peu que 50 $, mais nous vous recommandons de dépenser entre 300 et 700 $ pour vous assurer d'obtenir le meilleur modèle pour votre entreprise. Les copieurs de bureau moins chers sont destinés à un usage individuel occasionnel et ne répondront pas aux besoins de la plupart des propriétaires de petites entreprises.

Les copieurs de bureau sont souvent autonomes ou conçus pour occuper une grande table et sont conçus pour répondre aux besoins d'un bureau comptant plusieurs personnes. Les copieurs tels que ceux-ci peuvent généralement être mis en réseau et inclure une variété de capacités d'impression, de numérisation et de télécopie. Vous pouvez même utiliser différents types et formats de papier avec les modèles les plus avancés. Les imprimantes Office commencent à environ 1 200 dollars, mais les modèles haut de gamme peuvent vous coûter 5 000 dollars ou plus.

Production

Si votre entreprise a besoin d’imprimer de gros volumes, des graphiques de qualité professionnelle et des options de finition avancées, vous aurez peut-être besoin d’une imprimante de production. Les imprimantes de production offrent des résolutions élevées, allant de 2 400 x 1 200 points par pouce (dpi) pour les copies couleur à 9 600 x 600 dpi interpolées avec une profondeur de couleur de 8 bits pour les impressions en noir et blanc. Le coût des imprimantes de production varie considérablement en fonction des caractéristiques, mais elles commencent généralement à environ 7 000 USD pour les modèles d'entrée de gamme et dépassent largement les 25 000 USD pour les modèles spéciaux.

Caractéristiques à considérer

Avant de prendre une décision, il est judicieux de comparer les modèles en examinant leurs principales caractéristiques. Cela vous aidera à déterminer les fonctionnalités dont vous avez besoin et à découvrir les accessoires et les logiciels disponibles.

Vitesse d'impression

La vitesse d'impression est l'une des spécifications les plus cruciales à prendre en compte lorsque vous choisissez un copieur. La vitesse d'impression est souvent indiquée sur les feuilles de spécifications sous la forme «ppm» pour les pages par minute. Vous voudrez trouver une imprimante suffisamment rapide pour que votre flux de travail continue de fonctionner correctement. Si vous n'imprimez pas en gros volumes, une vitesse moins élevée conviendra à votre entreprise. Nous recommandons un minimum de 25 à 30 ppm pour les microentreprises et un minimum de 45 à 50 ppm pour les PME ayant des besoins d'impression moyens.

Capacité papier

Vous trouverez la capacité en papier (souvent appelée "bac" ou "cassette") d'une imprimante sur sa fiche technique, ainsi que les formats de papier sur lesquels elle peut imprimer. Nous vous recommandons de trouver un copieur A3 ou A4 pour un PME. Les machines A3 peuvent utiliser du papier de 11, 7 x 16, 5 pouces et les machines A4 de 8, 3 x 11, 7 pouces. Les machines les plus courantes seront l'un de ces deux types. Le meilleur choix dépend du type et du format de papier que vous utilisez le plus.

Balayage

Presque toutes les imprimantes de bureau sont équipées de scanners intégrés, mais toutes les machines ne disposent pas d'un chargeur automatique de documents ou de capacités de numérisation recto verso. Les chargeurs de documents sont indispensables si vous envisagez de numériser un grand volume de documents. La fonction recto verso permet une numérisation recto verso. Vous pouvez également vérifier la résolution optique du scanner du copieur si vous souhaitez numériser des images ainsi que des documents Word. Pour une numérisation de document de base, 600 pixels suffisent, mais pour les graphiques, vous aurez besoin d'au moins 4800 pixels.

Graphique

Les imprimantes de production ont des spécifications graphiques très différentes des imprimantes de bureau. Sur les imprimantes de production, une résolution de 2400 x 2400 dpi est standard et la gestion des couleurs est essentielle. Les imprimantes Office principalement utilisées pour les documents Word ont des résolutions beaucoup plus basses. Si vous n'êtes pas sûr du niveau de graphisme dont vous avez besoin, contactez un représentant de la marque de copieur que vous envisagez et expliquez à quoi vous allez utiliser l'imprimante; ils devraient pouvoir recommander un modèle qui correspond à vos besoins et à votre budget.

Jet d'encre vs laser

Que vous deviez acheter une imprimante à jet d'encre ou une imprimante laser dépend, encore une fois, des besoins de votre entreprise. Une imprimante à jet d'encre est l'option la plus avantageuse et la plus économique pour les entreprises ne réalisant pas un volume élevé de travaux d'impression ou n'imprimant que quelques pages à la fois. C'est également la meilleure solution pour les entreprises nécessitant une impression couleur et des images de haute qualité, telles que les entreprises de médias, les spécialistes du marketing et les agences immobilières. Les entreprises disposant de peu d'espace peuvent également préférer les imprimantes à jet d'encre, car elles sont plus petites et plus portables que les imprimantes laser.

Si vos travaux d'impression volumineux sont principalement du texte noir avec un minimum de graphiques, vous en aurez pour votre argent avec une imprimante laser. Une imprimante laser offre l'avantage d'imprimer des volumes importants à des vitesses élevées - même les imprimantes laser de bas de gamme peuvent imprimer jusqu'à 20 ppm - personne ne perd donc de temps à attendre l'impression des documents. Vous obtiendrez également une sortie décente avec du texte net et des lignes plus fines, mais la qualité de l’image sera inférieure à la stellaire.

Bien qu'une imprimante laser ait généralement un prix plus élevé, elle vous fera économiser de l'argent à long terme. Vous n'aurez pas besoin d'acheter et de remplacer le toner aussi souvent que vous le feriez avec des cartouches d'encre. Les coûts sont d'environ 6 à 8 cents par page (impressions couleur comprises), au lieu de 10 à 20 cents par page pour les imprimantes à jet d'encre. imprimantes.

Encre et toner

La première chose à savoir est de savoir si votre machine est à laser ou à jet d'encre. Les imprimantes laser utilisent un toner en poudre, alors que les imprimantes à jet d'encre utilisent une encre liquide. Il est conseillé d’envisager combien de toner ou d’encre vous coûtera pendant la durée de vie opérationnelle du copieur que vous achetez ou louez. Vous pouvez généralement trouver les coûts sur le site Web de l'entreprise ou dans la fiche technique sous "Fournitures" ou "Accessoires". Pour obtenir un devis exact, vous pouvez contacter un représentant commercial. Vous voudrez connaître le nombre de pages que vous pouvez attendre de chaque cartouche ou lot et le coût des remplacements. Vous pouvez également envisager l'option de recharges d'encre tierces, mais assurez-vous que leur encre est compatible en premier lieu. certaines imprimantes fonctionnent uniquement avec le toner exclusif de leur marque.

Mémoire

La plupart des copieurs numériques ont un type de mémoire interne qui leur permet de conserver un nombre important de documents et de numérisations. Un lecteur interne est similaire à tout autre disque dur d'ordinateur. Les fiches techniques peuvent indiquer la RAM, les disques durs, les SSD ou le stockage en mémoire standard pour chaque modèle. Selon la taille de la machine, la RAM peut aller de 256 Mo à 2 Go et l’espace de stockage de 1 Go à 1 To. Nous vous recommandons d'augmenter la capacité de mémoire si votre entreprise traite un volume élevé d'images ou de travaux d'impression. Plus la mémoire est importante, plus la machine peut traiter les tâches rapidement.

Achat vs crédit-bail

La plupart des sociétés que nous avons considérées proposent des achats de copieurs ainsi que des options de crédit-bail. C’est une grande question pour les propriétaires d’entreprise - et une question à laquelle on ne répond pas rapidement. Les deux méthodes comportent toutes sortes d'avantages et d'inconvénients, y compris des incitations fiscales, des problèmes de maintenance, des amortissements et des coûts. Si vous ne savez pas si le crédit-bail ou l’achat convient à votre entreprise, consultez notre guide acheter ou louer.

Contrats de maintenance et de service

Le contrat de service moyen d'un copieur numérique comprend le toner, les tambours, ainsi que toutes les pièces, l'entretien et les réparations. Celles-ci sont conçues pour libérer les administrateurs de bureau et les employés des problèmes de niveau de toner et des performances à long terme de la machine. Les rouleaux, les lames de nettoyage et les autres pièces qui se cassent ou s'usent au fil du temps sont généralement couverts. Malheureusement, le terme "pièces" a une définition unique pour chaque revendeur. Vous devez donc vous assurer que vous avez la liste complète des pièces qui sont couvertes avant votre achat. Les contrats de maintenance et de service sont généralement disponibles sur les pages produits et les brochures, mais vous pouvez également en discuter avec un représentant.

Copieurs réputés

S'installer sur un copieur peut être comme acheter une voiture. Cela peut prendre un certain temps de trouver celle qui convient le mieux à votre entreprise, mais il est important de connaître toutes les fonctionnalités qu’elles offrent et de savoir celles dont vous aurez besoin. La comparaison des copieurs vous aidera à déterminer la marque et le modèle qui vous conviennent. Il peut être utile d’en réduire le nombre à trois marques environ, puis de déterminer laquelle vous convient le mieux. Voici les principaux acteurs du marché de la MFP que vous pourriez envisager.

Brother - Mieux connue pour ses imprimantes spéciales sur tissus et ses machines à coudre industrielles, la société Brother fabrique et vend également des copieurs laser multifonctions à usage domestique, pour les PME et les grandes entreprises. Les imprimantes multifonctions Brother de petite taille coûtent environ 130 USD et produisent en moyenne 12 ppm. Le réservoir multifonction Brother MFC-J6945DW, que nous recommandons aux PME, coûte environ 350 USD avec une vitesse d'impression pouvant atteindre 22 ppm. Lisez notre revue complète de cette imprimante sur business.com. Brother-USA.com

Canon - Les petits copieurs de bureau Canon sont populaires pour leur design attrayant, leurs scanners de qualité et leur bas prix d'entrée. Les machines de table professionnelles de Canon coûtent environ 200 USD, tandis que les copieurs de bureau coûtent entre 750 et 5 000 USD, selon la configuration et les fonctionnalités. Ses imprimantes de production sont populaires auprès des entreprises qui exigent une impression haut de gamme en interne, et la société est connue pour offrir certains des meilleurs contrats de location et de services sur le marché. USA. Canon.com

Epson - Epson fabrique des imprimantes photo et textiles haut de gamme, ainsi que des photocopieuses multifonctions prêtes à l'emploi. La qualité est présente dans toute la gamme Epson, depuis sa série compacte de machines de bureau à domicile jusqu'à ses imprimantes grand format et graphiques commerciales. Epson fabrique également des imprimantes spécialisées pour l'impression de panneaux de signalisation et de reproductions d'art, ainsi que pour les étiquettes de soins de santé, les reçus matriciels, etc. Ses imprimantes EcoTank sont un excellent choix pour les microentreprises afin de minimiser les coûts d'encre. Les imprimantes sans cartouche incluent jusqu’à deux ans d’encre dans la boîte et les contenants sportifs réutilisables pouvant être remplis avec des bouteilles d’encre peu coûteuses. Epson.com

HP - Les copieurs multifonctions abordables de HP sont populaires car ils sont proposés dans une variété de configurations et sont l’une des meilleures interfaces à écran tactile de toutes les marques d’imprimantes sur le marché. Les imprimantes personnelles HP tout-en-un commencent à environ 40 USD et impriment de 7, 5 à 10 ppm, selon le modèle. Ses imprimantes SMB vont de 120 $ à 1 000 $ et peuvent imprimer de 20 à 50 ppm. HP propose également des imprimantes d'entreprise de 2 000 à 6 750 dollars et peut imprimer entre 30 et 75 pages par minute. Les imprimantes tout-en-un HP peuvent imprimer, copier, numériser et télécopier des documents. HP est également propriétaire de la division copieurs de Samsung, reconnue depuis des années pour ses machines superbement conçues, dotées de capacités de numérisation et d’impression rapides. Les machines HP conviennent mieux aux besoins standard des PME, mais pas aux impressions de gros volumes ou de production. Lisez notre revue sur business.com. Store. HP.com

Konica Minolta - Konica Minolta propose une gamme complète de copieurs, comprenant des systèmes de bureau multifonctions et des imprimantes de grande production, réputées pour leur capacité à gérer des volumes d'impression élevés. Ses modèles professionnels haut de gamme sont capables de produire des impressions monochromes allant jusqu'à 105 ppm, tandis que la plupart des modèles de milieu de gamme offrent une plage de 30 à 60 ppm. La gamme la plus récente de la société, la série Bizhub i, est conçue pour accroître la productivité et l'accessibilité des bureaux grâce à sa connectivité sans fil, son contrôle vocal et ses fonctionnalités de sécurité. La série i utilise le toner polymérisé Simitri HD de Konica Minolta pour garantir une impression de haute qualité et réduire l'impact de l'imprimante sur l'environnement. Lisez notre revue complète de la série Konica Minolta Bizhub i sur business.com. KonicaMinolta.com

Kyocera - À l'instar d'autres entreprises de copieur figurant sur cette liste, Kyocera propose des solutions complètes de flux de production de documents, avec des services spécialisés pour les organisations de l'enseignement, de l'administration publique, de la santé, du droit, de la fabrication et des entreprises. Les photocopieuses multifonctions conçues pour les entreprises de Kyocera sont réputées pour leur durabilité et leur capacité à gérer un grand volume de travail. Les machines sont conçues pour être accessibles et faciles à utiliser. Avec des fonctionnalités telles qu'un panneau de commande à écran tactile, une accessibilité mobile et des marques en relief (boutons que vous pouvez reconnaître au toucher), ces imprimantes sont conçues pour les utilisateurs. Americas. Kyocera.com

Lexmark - Lexmark fabrique des copieurs multifonctions et offre des services gérés spécifiques à l’industrie, ainsi que des fonctionnalités uniques telles que la correspondance des couleurs Pantone, idéale pour la cohérence de la marque. Les imprimantes entreprises et PME de Lexmark sont ses produits vedettes. Il a des machines pour les équipes de toutes tailles, avec des fonctionnalités pour répondre à leurs besoins. Les imprimantes de petit groupe de travail disposent d'un processeur double cœur et de 2, 5 Go de mémoire pour une production plus rapide et plus efficace. Les machines Lexmark sont livrées en standard avec une connectivité Wi-Fi, des fonctions de sécurité et une excellente interface à écran tactile, ce qui les rend populaires auprès des utilisateurs de tous les types. Lexmark.com

Ricoh - Ricoh est le plus grand fabricant de copieurs au monde. Elle fabrique et vend ses propres copieurs et imprimantes sous le nom Ricoh. Elle possède et exploite plusieurs autres entreprises de copieur réputées, notamment Savin, Hitachi, Lanier et InfoPrint Solutions Company (anciennement la division IBM Printing Systems), mais la qualité varie considérablement le nom de la marque. Les imprimantes de bureau de marque Ricoh sont réputées pour leur qualité, leur polyvalence, leur capacité, leur rapidité, leurs graphiques, leur solutions complètes de flux de travail documentaire et leurs services d'impression gérée. Ricoh convient mieux aux PME établies qu'aux micro-entreprises ou aux bureaux à domicile. Lisez notre revue du Ricoh IM C4500 sur business.com. Ricoh-USA.com

Sharp - Mieux connu pour les téléviseurs et les moniteurs, Sharp exerce également des activités d'impression. Elle vend principalement des imprimantes de bureau et de production plutôt que des machines à domicile ou à usage personnel. Les copieurs Sharp augmentent l'efficacité du flux de travail grâce à un panneau d'écran tactile de 10, 1 pouces qui permet à l'utilisateur de modifier des documents et de les réorganiser en un seul geste. La fiabilité, les interfaces conviviales et la fonctionnalité immédiate des copieurs Sharp en font un bon choix pour les propriétaires de petites entreprises qui ne disposent peut-être pas d'une équipe informatique interne. Sharp-world.com

Photocopier - Les imprimantes multifonctions Xerox sont fiables et offrent des fonctionnalités répondant aux besoins des PME. Ils possèdent une interface facile à utiliser, une accessibilité mobile et des fonctionnalités respectueuses de l'environnement, telles que les modes d'économie d'énergie. La qualité de ses couleurs est excellente grâce à la technologie de correction des couleurs Xerox. Les entreprises les trouveront faciles à utiliser et apprécieront l'excellent service à la clientèle offert par Xerox pour toutes les demandes d'informations sur les produits. Le Xerox WorkCentre 6515, recommandé pour les petites entreprises ou les entreprises à domicile, est compact et peu coûteux. Lisez notre examen complet de ce copieur sur business.com. Office. Xerox.com

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